Sie erinnern sich an eine Präsentation vom Frühjahr, aber nicht an ihren Namen. In dieser Situation ist eine Suche nach Eigenschaften hilfreicher als immer neue Namensversuche. Dateityp, Zeitraum, Größe oder vorhandene Beschreibungen können die Auswahl verkleinern. Welche Eigenschaften verfügbar sind, hängt vom Format und von der Suchfunktion ab. Nicht jedes Programm durchsucht automatisch sämtliche angeschlossenen oder nur online gespeicherten Inhalte.
Erst den Suchraum wählen
Beginnen Sie dort, wo die Datei wahrscheinlich liegt: im betreffenden Projekt, in Dokumente oder in einem bestimmten Cloud-Bereich. Eine Suche über den gesamten Computer kann viele gleichnamige Kopien und temporäre Dateien liefern. Ist der erste Bereich erfolglos, erweitern Sie ihn bewusst, statt unbemerkt in einem zu kleinen Ordner weiterzusuchen.
Prüfen Sie bei externen Laufwerken, ob sie verbunden sind. Bei Cloud-Dateien kann die Suche des Dienstes andere Ergebnisse liefern als die lokale Suche. Windows verwendet außerdem einen Suchindex für Dateien und Eigenschaften. Ein fehlender Treffer beweist daher nicht allein, dass die Datei gelöscht wurde.
Zwei oder drei Merkmale kombinieren
Grenzen Sie beispielsweise zuerst auf Präsentationen ein und anschließend auf einen passenden Zeitraum. Wenn Sie eine große Videodatei suchen, hilft die Größe; bei einem Foto können Aufnahmedatum oder Kamerainformationen nützlich sein. Verwenden Sie zunächst breite Bereiche, damit eine falsche Erinnerung nicht jeden Treffer ausschließt.
Unterscheiden Sie Erstellungs-, Änderungs- und Aufnahmedatum. Diese Felder beschreiben verschiedene Vorgänge und können beim Kopieren oder Exportieren unterschiedlich behandelt werden. Auch ein Autorname in den Dokumenteigenschaften muss nicht die Person sein, die den letzten Inhalt verfasst hat. Metadaten sind Suchhinweise, keine automatisch verlässlichen Belege.
Den Fund prüfen und künftige Suche erleichtern
Öffnen Sie den gefundenen Kandidaten und prüfen Sie den tatsächlichen Inhalt. Achten Sie auf Pfad und Versionsstand, bevor Sie ihn weiterbearbeiten oder versenden. Eine ähnliche Vorschau kann zu einer alten Fassung gehören. Wenn mehrere Kopien auftauchen, klären Sie zunächst, welche Ablage maßgeblich ist.
Ergänzen Sie für wichtige Bestände verständliche Namen oder Beschreibungen, statt sich ausschließlich auf automatisch erzeugte Eigenschaften zu verlassen. Testen Sie gelegentlich, ob diese Angaben in der verwendeten Suche wirklich berücksichtigt werden. Vor dem externen Teilen prüfen Sie außerdem, welche Metadaten mitgegeben werden: nützliche interne Suchangaben sind nicht immer für jeden Empfänger bestimmt.