Ein Vereinsprogramm liegt als Textdokument vor und soll an Teilnehmende verschickt werden. Auf Ihrem Bildschirm stimmen die Umbrüche, doch die Empfänger verwenden andere Geräte und Programme. Ein PDF kann die vorgesehene Seitengestaltung transportieren. Die Qualität der Ausgabe hängt allerdings schon von der Quelldatei ab. Ein optisch fertiges Dokument kann noch Kommentare, abgeschnittene Tabellen oder eine unklare Lesereihenfolge enthalten.
Die Quelle zuerst fertigstellen
Speichern Sie die bearbeitbare Datei mit einer nachvollziehbaren Versionsbezeichnung. Prüfen Sie Seitenformat, Ränder, Kopfzeilen und Seitenwechsel. Besonders Tabellen, Bilder und lange Internetadressen können beim letzten Umbruch verrutschen. Kontrollieren Sie auch den letzten Absatz und die letzte Seite: Dort verstecken sich häufig Leerzeilen oder ein übersehener Anhang.
Verwenden Sie echte Überschriftenformate und sinnvolle Bildbeschreibungen. Die automatische Barrierefreiheitsprüfung kann Probleme sichtbar machen, ersetzt aber keine inhaltliche Durchsicht. Klären Sie vor dem Export, ob Kommentare und Änderungsmarkierungen zur Ausgabe gehören. Die Teilnehmerfassung eines Programms benötigt andere Informationen als die interne Fassung für das Organisationsteam.
Export statt Bildschirmfoto
Wählen Sie die PDF-Ausgabe der Anwendung und speichern Sie zunächst unter einem neuen Namen. Eine integrierte Exportfunktion kann Dokumentstruktur und Verknüpfungen erhalten; ein Bildschirmfoto macht dagegen aus lesbarem Text ein Bild. Prüfen Sie angebotene Optionen für Strukturkennzeichnungen und Links. Die Bezeichnungen unterscheiden sich nach Programm und Version.
Manche Exportwege verarbeiten die Datei über einen Onlinedienst. Wenn das Dokument vertrauliche Angaben enthält, prüfen Sie diesen Weg vorher und wählen Sie gegebenenfalls eine geeignete lokale Ausgabe. Eine kleine Dateigröße ist kein Selbstzweck: Bei einem Programmheft müssen Schrift und Lageplan lesbar bleiben. Behalten Sie die Quelldatei für spätere Korrekturen.
Die Empfängerdatei kontrollieren
Öffnen Sie das gespeicherte PDF in einem anderen Betrachter oder auf einem zweiten Gerät. Suchen Sie nach einem charakteristischen Wort, kopieren Sie einen kurzen Satz und testen Sie die wichtigsten Links. Kontrollieren Sie Bilder bei normaler Vergrößerung sowie die Reihenfolge der Seiten.
Vergleichen Sie Ausgabe und Quelle an drei schwierigen Stellen: der längsten Tabelle, der bildreichsten Seite und dem Übergang zwischen zwei Abschnitten. Falls das Dokument gedruckt wird, hilft zusätzlich ein Probeausdruck dieser Seiten. Verschicken Sie erst danach die geprüfte Datei und vermerken Sie, welche Quellversion zu ihr gehört.