Ein Postfach, ein Teamchat und mehrere Apps können denselben Bildschirm um Aufmerksamkeit bitten. Alles auszuschalten ist nicht immer sinnvoll: Ein vereinbarter Rückruf kann wichtig sein, ein Hinweis auf einen neuen Beitrag dagegen nicht. Hilfreicher ist eine kleine Rangfolge, die sich nach den tatsächlichen Folgen einer verspäteten Reaktion richtet.
Dringlichkeit braucht eine Vereinbarung
Notieren Sie zunächst die wenigen Ereignisse, auf die Sie während der Arbeit unmittelbar reagieren müssen. Das können Rückmeldungen zu einem laufenden Termin oder ein vereinbarter Kontaktweg für eine Betreuungssituation sein. Ein rotes Symbol allein macht eine Nachricht nicht dringend. Klären Sie mit den beteiligten Personen, welcher Kanal für solche Fälle gedacht ist und wann mit einer Antwort gerechnet werden kann.
Für gewöhnliche Nachrichten reichen oft feste Zeitpunkte zum Nachsehen. Wer regelmäßig im Chat erreichbar sein muss, kann kurze Prüfflächen zwischen zwei Aufgaben vorsehen, statt jedes Fenster sofort zu öffnen. Kommunizieren Sie diese Gewohnheit. Eine stummgeschaltete Anwendung verändert nicht automatisch die Erwartungen anderer Menschen; eine knappe Statusnachricht oder eine Absprache im Team kann deshalb mehr bewirken als eine zusätzliche technische Einstellung.
Ton, Banner und Vorschau getrennt betrachten
Prüfen Sie die verfügbaren Einstellungen pro Anwendung. Ton, eingeblendetes Banner, Zähler und Nachrichtenvorschau erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Vielleicht soll eine neue Nachricht im Hintergrund erkennbar bleiben, ohne mitten über einem Dokument zu erscheinen. Auf einem gemeinsam genutzten Bildschirm ist außerdem wichtig, ob die Vorschau vertrauliche Inhalte zeigt. Ein abgeschalteter Ton verhindert diese Anzeige nicht zwangsläufig.
Windows bietet beispielsweise Nicht stören und anpassbare Ausnahmen. Die genaue Kombination hängt von Systemversion und App ab. Verlassen Sie sich nicht allein auf den Namen eines Modus: Lassen Sie sich eine harmlose Testnachricht schicken und prüfen Sie, was tatsächlich auf Bildschirm, Telefon und gegebenenfalls Uhr erscheint. Sonst wird nur das Signal am Computer abgeschaltet, während das nächste Gerät weiterhin unterbricht.
Nach einem echten Arbeitstag nachjustieren
Beobachten Sie, welche Unterbrechungen weiterhin unnötig waren und welche Information zu spät ankam. Ändern Sie gezielt die betreffende Quelle, nicht gleich das gesamte System. Für eine Besprechung, eine konzentrierte Schreibphase und einen Bereitschaftsdienst dürfen unterschiedliche Regeln gelten. Halten Sie nur so viele Profile vor, wie Sie im Alltag zuverlässig unterscheiden können. Eine verständliche Einstellung ist leichter zu pflegen als ein Netz aus Ausnahmen, das niemand mehr überblickt.