03-04-26 kann je nach Leser der 3. April oder der 4. März sein. Außerdem verrät die Zeichenfolge nicht, ob sie einen Termin, den Dokumentinhalt oder die Veröffentlichung bezeichnet. Bei Dateien, die zwischen Personen und Ländern wechseln, brauchen beide Fragen eine klare Antwort. Ein gut gewähltes Datum unterstützt die Sortierung, darf aber nicht mit einer verlässlichen Versionsgeschichte verwechselt werden.
Jahr, Monat und Tag
Für eine chronologisch sortierbare Namensfolge eignet sich Jahr-Monat-Tag mit vierstelliger Jahreszahl, etwa 2026-04-03. Führende Nullen bei Monat und Tag halten die Darstellung gleichmäßig. In einem rein alphabetisch sortierten Bestand stehen die Dateien dadurch nach Datum, sofern die Datumsangabe immer an derselben Stelle beginnt.
Das ist eine nützliche Arbeitsregel, keine Pflicht für jede private Sammlung. Wenn der genaue Tag unbekannt ist, erfinden Sie ihn nicht. Ein Ordner 1998-sommerferien oder eine Beschreibung mit ungefährer Datierung kann ehrlicher sein als 1998-01-01. Halten Sie ungefähre Angaben von tatsächlich bekannten Aufnahmedaten unterscheidbar.
Das Datum des Inhalts festlegen
Bei Sitzungsprotokollen bietet sich der Sitzungstag an. Eine am Freitag fertiggestellte Niederschrift der Dienstagssitzung behält dann das Dienstagsdatum im Namen. Für einen regelmäßig veröffentlichten Bericht kann dagegen das Ausgabedatum wichtiger sein. Schreiben Sie diese Entscheidung kurz auf, damit spätere Bearbeiter sie nicht versehentlich ändern.
Das vom Dateisystem angezeigte Änderungsdatum erfüllt einen anderen Zweck. Kopieren, Exportieren oder erneutes Speichern kann Zeitangaben beeinflussen. Verwenden Sie diese Anzeige deshalb nicht als einzigen Nachweis dafür, wann eine Veranstaltung stattfand oder ein Dokument freigegeben wurde. Inhaltliche Datierung gehört in die Datei oder in ihre nachvollziehbare Beschreibung.
Mehrere Fassungen am selben Tag
Zwei Ausgaben am selben Tag benötigen zusätzlich eine Versionskennung, zum Beispiel 2026-04-03-ablauf-v02.pdf. Sekundenlange Zeitstempel sind für normale Projektunterlagen oft unnötig und schwer zu lesen. Bei automatisch erzeugten Daten können sie sinnvoll sein; dann müssen Zeitzone und genaue Bedeutung ebenfalls festgelegt werden.
Probieren Sie die Regel mit Dateien aus zwei Monaten und zwei Jahren aus. Prüfen Sie die Namenssortierung im tatsächlich verwendeten Programm und sehen Sie nach, ob lange Namen auf dem Mobilgerät noch unterscheidbar sind. Bestehende Verweise vor einer Massenumbenennung sichern oder dokumentieren. Eine neue Benennungsregel muss keinen riskanten Komplettumbau des bisherigen Archivs auslösen.