Notizen können eine flüchtige Erinnerung, eine Arbeitsanleitung oder die Grundlage für einen längeren Text sein. Diese Zwecke verlangen nicht immer dieselbe Anwendung. Bevor Sie ein neues Notizsystem einrichten, schauen Sie sich einige Ihrer vorhandenen Notizen an: Welche suchen Sie wieder auf, welche bearbeiten Sie weiter und welche werden nach einem Tag bedeutungslos?
Vom Wiederfinden ausgehen
Für kurze Gedanken reicht häufig einfacher Text mit einem aussagekräftigen Titel. Er lässt sich durchsuchen, kopieren und in vielen Programmen öffnen. Wenn Reihenfolge oder Einrückung wichtig sind, kann ein leicht strukturiertes Textformat helfen. Prüfen Sie jedoch, ob die Darstellung auch außerhalb der ursprünglichen Anwendung verständlich bleibt.
Eine Tabelle eignet sich eher für wiederkehrende Felder, etwa Gerät, Modell, Kaufdatum und Zubehör. Für ein Gespräch mit offenen Zusammenhängen kann sie zu starr sein. Eine Skizze wiederum zeigt räumliche Beziehungen gut, lässt sich aber nicht automatisch so durchsuchen wie getippter Text. Ergänzen Sie deshalb einen kurzen Titel und die wichtigsten Begriffe in Textform.
Die Bearbeitung mitdenken
Wenn eine Notiz später zu einem Bericht wird, sollten sich Absätze und Quellen leicht übernehmen lassen. Bewahren Sie eigene Beobachtungen getrennt von wörtlichen Zitaten auf. Ein Link allein erklärt oft nicht, welche Aussage Sie daraus behalten wollten. Schreiben Sie einen Satz zum Zusammenhang und gegebenenfalls das Datum dazu.
Für gemeinsam genutzte Notizen zählt außerdem, wer lesen und ändern darf. Eine persönliche Sammlung muss nicht automatisch ein gemeinsamer Arbeitsbereich werden. Testen Sie mit einer unkritischen Beispielnotiz, wie Freigabe, Kommentare und Export funktionieren. Prüfen Sie dabei auch die Nutzung auf dem Telefon und ohne Internet, sofern diese zu Ihrem Alltag gehört.
Einen kleinen Versuch statt eines Komplettumzugs machen
Nutzen Sie das gewählte Format zunächst für ein begrenztes Thema. Legen Sie beispielsweise die Vorbereitung einer Veranstaltung darin ab und suchen Sie einige Tage später gezielt nach einer Entscheidung. Wenn Sie lange durch schöne Seiten blättern müssen, fehlt vielleicht ein brauchbarer Titel oder eine klare Trennung der Themen.
Exportieren Sie zum Abschluss eine Notiz mit Bild, Link und mehreren Absätzen. Öffnen Sie das Ergebnis außerhalb der Anwendung. Entscheidend ist nicht, ob jede Farbe gleich aussieht, sondern ob der Inhalt und seine Beziehungen erhalten bleiben. Erst dann lohnt es sich, eine größere Sammlung in das neue Format zu übertragen.