Wer ein Dokument überfliegt, sucht oft zuerst nach Überschriften. Wer eine Sprachausgabe verwendet, kann ebenfalls anhand der dokumentierten Überschriften navigieren. Damit beide Wege funktionieren, müssen die Abschnitte nicht nur auffällig aussehen, sondern als Überschriften ausgezeichnet sein. Ähnlich ist es bei Links: Ihre sichtbare Beschriftung sollte das Ziel erklären, ohne dass Leser jede Webadresse entziffern oder den umgebenden Absatz erneut lesen müssen.

Die Gliederung muss dem Inhalt entsprechen

Verwende die vorgesehenen Überschriftenvorlagen deiner Textverarbeitung. Eine Hauptüberschrift eröffnet einen übergeordneten Abschnitt, eine darunterliegende Ebene dessen Teilaspekte. Springe nicht allein aus gestalterischen Gründen von einer sehr hohen zu einer deutlich niedrigeren Ebene. Wenn die Schriftgröße nicht passt, ändere die Gestaltung der passenden Vorlage.

Formuliere Überschriften so, dass sie den folgenden Inhalt vorhersagen. In einer Anleitung für einen Workshop hilft „Material für die erste Sitzung“ mehr als „Weitere Informationen“. Prüfe, ob zwei ähnlich benannte Abschnitte wirklich unterschiedliche Aufgaben haben oder zusammengehören. Eine gute Hierarchie entsteht durch verständliche Inhaltsentscheidungen, nicht durch möglichst viele Ebenen.

Linktexte sollen ihr Ziel benennen

Verlinke aussagekräftige Wörter wie „Anmeldeformular für den Workshop“ statt „hier klicken“. Wenn mehrere Links auf unterschiedliche Ziele führen, sollten sie nicht alle „Mehr“ heißen. Ein Leser muss erkennen können, welcher Link das gewünschte Formular und welcher eine Hintergrundinformation öffnet.

Bei einem Download kann eine knappe Angabe des Formats oder Inhalts helfen, etwa „Materialliste als PDF“. Eine lange technische Adresse muss nicht vollständig im Fließtext stehen. Für ein Dokument, das ausschließlich gedruckt verteilt wird, brauchst du jedoch zusätzlich einen nutzbaren Weg zum Ziel, beispielsweise eine kurze ausgeschriebene Adresse. Ein anklickbarer Text allein hilft auf Papier nicht.

Verständlichkeit und Bedienung gemeinsam prüfen

Lies die Überschriften nacheinander ohne Fließtext. Ergibt sich eine verständliche Abfolge? Prüfe danach die Links einzeln: Stimmt das Ziel, ist die Ressource erreichbar und benötigt sie einen Zugang, den die Empfänger besitzen? Eine gut benannte Verknüpfung kann trotzdem auf einen privaten Entwurf führen.

Kennzeichne Links nicht ausschließlich durch einen schwer unterscheidbaren Farbton. Eine erkennbare Linkdarstellung sollte auch bei ungünstigen Anzeigeeinstellungen funktionieren. Nutze die Prüfung auf Barrierefreiheit als Hilfe, aber behandle ein Ergebnis ohne Warnungen nicht als vollständigen Nachweis. Ein Programm erkennt nicht zuverlässig, ob eine Überschrift inhaltlich treffend ist.

Auch die Ausgabefassung gehört dazu

Wenn du ein PDF weitergibst, verwende eine Exportmethode, die Dokumentstruktur und Links erhält, soweit die Anwendung dies unterstützt. Öffne die exportierte Datei und teste die Navigation erneut. Eine gute Quelldatei ist der Ausgangspunkt; zusätzliche Umwandlungen können Eigenschaften verändern.

Bei wiederkehrenden Unterlagen gehört die Struktur in die Vorlage. So müssen neue Bearbeiter nicht jedes Mal erraten, welche Rolle eine hervorgehobene Zeile hat. Kurze Anweisungen zur Verwendung der Überschriften und Linktexte sind häufig nützlicher als eine aufwendige Gestaltungsvorgabe, die niemand konsequent pflegen kann.