Nach einem Vortrag sollen die Teilnehmer die Folien noch einmal ansehen können. Nicht jeder besitzt dasselbe Präsentationsprogramm oder darf eine neue Anwendung installieren. Wählen Sie das Ausgabeformat deshalb nach der späteren Nutzung: Nachschlagen, selbstständig abspielen und bearbeiten sind drei verschiedene Aufgaben. Eine einzige Datei erfüllt diese Aufgaben nicht immer gleich gut.
Eine lesbare Fassung zum Nachschlagen
Für statische Inhalte ist eine PDF-Datei häufig eine passende Ergänzung. Sie erhält die Seitenanordnung und lässt sich mit vielen Programmen öffnen. Animationen werden dadurch jedoch nicht zu einer nachvollziehbaren Abfolge. Wenn mehrere Objekte im Vortrag nacheinander erscheinen, kann die exportierte Seite überladen sein oder die Aussage unvollständig wiedergeben.
Erstellen Sie für solche Folien gegebenenfalls eine eigene Leseversion. Aus einer schrittweise aufgebauten Grafik können mehrere statische Seiten werden. Ergänzen Sie kurze Erklärungen an Stellen, die im Vortrag nur mündlich erläutert wurden. Eine Folie mit drei Stichworten ist ohne diesen Kontext oft kein brauchbares Nachschlagewerk.
Bewegte Inhalte bewusst ausgeben
Wenn Bewegung oder gesprochene Erläuterungen wesentlich sind, kann ein Video geeigneter sein. Prüfen Sie, ob Zeitabläufe, Ton und Untertitel vorhanden sind und ob die Ausgabefassung auf dem Gerät des Empfängers abgespielt werden kann. Ein Video ist zum schnellen Nachschlagen einzelner Zahlen häufig weniger bequem als ein zusätzliches Dokument.
Eine editierbare Präsentation benötigen Personen, die Inhalte tatsächlich weiterbearbeiten sollen. Klären Sie zuvor, ob verwendete Schriften, Bilder und eingebettete Dateien mitgegeben werden dürfen. Entfernen Sie nicht benötigte Kommentare, versteckte Folien und interne Notizen aus einer separaten Weitergabekopie. Behalten Sie die vollständige Arbeitsfassung an ihrem bisherigen Ort.
Den Export selbst öffnen
Kontrollieren Sie die ausgegebene Datei in einem anderen passenden Betrachter. Prüfen Sie Seitenfolge, Sonderzeichen, Links und die Lesbarkeit kleiner Beschriftungen. Je nach Programm und Exportweg können Eigenschaften unterschiedlich übernommen werden; vorhandene Links sollten daher angeklickt werden, statt nur blau auszusehen.
Nennen Sie die Datei nach Thema und Datum und erklären Sie in der Begleitnachricht kurz ihren Zweck. Beispielsweise kann eine PDF die Nachlesefassung sein, während ein separates Video die Demonstration zeigt. So weiß der Empfänger, welche Datei er öffnen muss, ohne zuerst mehrere ähnlich benannte Anhänge zu vergleichen.