Aus der Mitgliedsnummer 00417 wird nach der Eingabe 417. Für eine Berechnung sind beide Schreibweisen derselbe Zahlenwert; für die Zuordnung eines Mitglieds können sie unterschiedliche Kennungen darstellen. Die wichtigste Entscheidung fällt deshalb vor der Eingabe oder dem Import: Soll die Spalte rechnen oder Zeichen unverändert speichern? Bei Kennungen ist die Textbehandlung meist der passende Ausgangspunkt.
Gespeicherten Inhalt und Anzeige unterscheiden
Ein Zahlenformat kann einen Wert mit zusätzlichen Nullen anzeigen. Das kann für eine festgelegte Darstellung innerhalb einer Arbeitsmappe sinnvoll sein. Es bedeutet jedoch nicht, dass die ursprüngliche Zeichenfolge unverändert gespeichert wurde. Beim Kopieren, Exportieren oder Weiterverarbeiten muss deshalb geprüft werden, welcher Wert tatsächlich übergeben wird.
Wenn die Länge der Kennung unterschiedlich sein darf, ist das nachträgliche Auffüllen besonders riskant. Aus 417 lässt sich nicht erkennen, ob ursprünglich 0417, 00417 oder 417 gemeint war. Eine Regel „immer fünf Stellen“ darf nur angewendet werden, wenn sie für die Datenquelle tatsächlich gilt.
Auch sehr lange numerische Kennungen sollten nicht als normale Rechenzahlen behandelt werden. Excel verwendet für Zahlen eine Genauigkeit von 15 signifikanten Stellen. Sind weitere Stellen bereits verändert worden, kann eine spätere Textformatierung die ursprünglichen Ziffern nicht zurückholen. Vergleiche in diesem Fall mit der Quelle und importiere erneut.
Die Spalte vorab vorbereiten
Formatiere eine Eingabespalte als Text, bevor du Kennungen einträgst. Bei einem Import legst du den Datentyp in den Importoptionen fest. Prüfe anschließend eine Kennung mit Null am Anfang und eine ohne, damit beide Fälle in derselben Spalte konsistent behandelt werden.
Für einzelne manuelle Eingaben unterstützen manche Tabellenprogramme ein vorangestelltes Apostroph als Eingabehinweis. Verlass dich bei einem Datenaustausch aber nicht auf einen Trick, dessen Behandlung im Zielprogramm unbekannt ist. Eine klar als Text definierte Spalte und ein geprüfter Import sind leichter nachvollziehbar.
Mische nicht bewusst Textkennungen und Zahlenkennungen in derselben Spalte. Selbst wenn die Anzeige ähnlich aussieht, können Sortierung und Vergleiche unerwartet reagieren. Dokumentiere im Spaltennamen oder in einer kurzen Datenerklärung, dass die Zeichenfolge einschließlich ihrer Nullen erhalten bleiben muss.
Die Übergabe mit einem bekannten Wert testen
Kontrolliere eine Beispielkennung in der Zelle, in einem erzeugten Export und nach dem Import im Zielprogramm. Diese drei Ansichten können sich unterscheiden. Öffne eine CSV zur Prüfung gegebenenfalls als Text, damit eine erneute automatische Interpretation den Test nicht verfälscht.
Wenn bereits Nullen fehlen, korrigiere nicht auf Verdacht. Hole die vollständigen Kennungen aus einer verlässlichen Quelle und prüfe die Zuordnung zu den übrigen Feldern. Eine optisch plausible Reparatur kann sonst den falschen Datensatz treffen. Bewahre die ursprüngliche Datei auf, bis der Austausch erfolgreich überprüft wurde.