Auf dem Bildschirm lässt sich eine breite Tabelle seitlich verschieben. Auf Papier wird daraus schnell ein Stapel, dessen rechte Hälfte auf anderen Seiten liegt als die zugehörigen Zeilenbeschriftungen. Bevor Sie die gesamte Arbeitsmappe drucken, entscheiden Sie, welche Informationen der Empfänger tatsächlich nebeneinander lesen muss. Eine für die Dateneingabe gebaute Tabelle braucht häufig eine eigene Druckansicht.
Erst den Ausschnitt bestimmen
Markieren Sie nur den benötigten Bereich und legen Sie ihn als Druckbereich fest. Prüfen Sie, ob darunter noch alte Notizen oder versehentlich formatierte Zellen liegen, die zusätzliche Seiten erzeugen. Vertrauliche Hilfsspalten sollten in der ausgegebenen Fassung gar nicht vorkommen. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass ein Empfänger die übrigen Seiten einfach ignoriert.
Für eine Teilnehmerliste können Name, Termin und Status genügen. Interne Bearbeitungsvermerke und technische Kennungen bleiben in der Arbeitsdatei. Wenn Sie regelmäßig denselben Bericht benötigen, ist ein separates Berichtsblatt oft übersichtlicher als ständig wechselnde ausgeblendete Spalten. Die Originaldaten bleiben dabei vollständig erhalten.
Breite und Höhe getrennt behandeln
In Excel lässt sich die Breite auf eine Seite begrenzen, während die Höhe automatisch über mehrere Seiten läuft. Diese Einstellung ist für lange Listen oft sinnvoller als das gesamte Blatt auf genau ein Blatt Papier zu verkleinern. Prüfen Sie trotzdem den resultierenden Maßstab: Eine sehr breite Tabelle kann auch bei nur einer vorgegebenen Seitenbreite kaum lesbar werden.
Vergleichen Sie Hochformat und Querformat und stellen Sie die tatsächlich verwendete Papiergröße ein. Wiederholen Sie bei langen Listen die Überschriften auf den Folgeseiten. Zeilennummern der Tabellenkalkulation sind dafür kein Ersatz. Ein Empfänger muss auch auf Seite vier erkennen können, welche Bedeutung die einzelnen Spalten haben.
Die Vorschau wie ein Leser prüfen
Blättern Sie durch die gesamte Druckvorschau. Achten Sie auf abgeschnittene Überschriften, allein stehende Summenzeilen und leere letzte Seiten. Eine Seitenzahl und ein kurzer Berichtstitel helfen, lose Blätter wieder zuzuordnen. Falls manuelle Umbrüche unerwartet verschwinden, prüfen Sie die Skalierung; bestimmte Anpassungsoptionen können diese Umbrüche übergehen.
Erzeugen Sie zunächst eine PDF-Datei oder einen einzelnen Probedruck. Lesen Sie die kleinsten Zahlen in normalem Abstand, ohne zu zoomen. Wenn das nicht funktioniert, teilen Sie den Bericht in logische Abschnitte oder entfernen Sie entbehrliche Spalten. Mehr gut lesbare Seiten sind für die Arbeit oft brauchbarer als ein einziges dicht bedrucktes Blatt.